速达3000-手机流通行业解决方案
一、行业特点分析
1、进入21世纪以来，在高新技术的带动下，数码产品已成为消费电子市场的亮点，在中国正在拥有越来越多的家庭用户。而手机，作为一种高端数码产品，其发展更是日新月异。手机行业的主要特点是：
库存周转快
手机行业对产品的周转要求很高，一笔销售订单可以触发整个采购、订单履行、分销财务等整个供应链和库存的变化，需要企业对库存严格控制和对市场做出及时的反应，降低成本，提高存货周转率和市场占有率。
分销网络密集
手机销售企业的销售网络对需求做到快速反应。运输和路线管理帮助企业优化资源配置。仓库和物流管理帮助企业降低存货水平。
市场瞬息万变
企业需要强有力的系统提供预测信息、决策数据，这样企业便可以调整自己的策略以适应市场。做到计出万全，从而应付各种局面。
品牌功能的多样化
手机行业对市场的变化很敏感，一般采用批量采购方式，在库存管理方面，对市场主流和品牌的多样化必须保持清醒的认识，需要灵活的处理与控制方式，从而降低成本和风险。
二、系统方案
为使企业能更好地利用速达3000PRO管理企业的日常业务，更好地促进部门间信息的共享，我们特推荐如下的硬件操作平台及网络环境：
（1）计算机配置方案
操作系统
服务器端
WindowsXP、Windows2000 SERVER或更高版本
客户端
Windows2000、WindowsXP或更高版本
数据库
MS-SQL SERVER2000或MSDE2000
网络协议
TCP/IP
作为手机的零售企业，日常的业务量非常繁多，数据量也较为庞大，同时，企业须随时查询产品的库存数量及其库存成本，因此，在配置服务时，我们必须考虑服务器必须具备安全性、稳定性、快速性等困素，基于以上的原因，我们建议系统的服务器的配置相对较高，如有条件的企业，服务器可使用带SCSI硬盘、INTEL XEON处理器这些高端的设备作为服务器。
对于操作系统的选择，由于系统的网络平台为一个对等的网络，为考虑到综合性能的使用，服务器的配置建议采用MICEOSOFT WINDOWS2000 SERVER版本或更高版本，其他的客户机建议在MICEOSOFT WINDOWS2000 PROFESSIONAL平台下使用。
（2）网络拓朴架构
在架构企业网络架构时，我们既要考虑到当前使用的实际应用，也须考虑到将来企业的发展需求，为使企业能在一个高效的环境下应用系统，我们提议企业采用如下的网络拓朴架构：
三、行业属性设定
1、针对手机行业的特点，其账套参数设置如下：
（1）所属行业及纳税性质：商品流通企业（一般纳税人）设置该选项可参照企业的营业执照。
进销存系统与账务系统结合使用：是考虑到手机行业中，单据业务量非常繁多，但人员的配备相对较少，因此，为简化管理流程，提高工作效率，我们建议，进销存系统与账务系统结合使用。进销存系统与账务系统结合使用有着非常多的优点，比如讲，当采购部门填制采购类单据后，系统将自动生成一张与之相关的记账凭证，这样，部门与部门的协作就更加紧密，大大改进了日常工作流程，并大大提高了工作的效率。
（3）科目级长：4-4-3-2-2-2
对科目级长的管理，我们实际六级管理制。
在进销存与账务系统结合使用的情况下，考虑到手机行业的往来单位用户数量较多，一般数量在700-800左右，为了企业日后发展的需要，在设置二级长度时，我们遵循“取大优先、预留发展”的原则，我们将二级科目长度设定为4。
（4）仓库库存选项：禁止负库存出库及期未负库存结账
为了便于成本的核算、为方便月未企业部门间的对账，在仓库库存选项的设定上，我们建议禁止负库存出库的业务，同时禁止企业期未负库存结账。
负库存出库，它在成本运算时，造成成本运算的错误，同时，负库存出库，将给仓库的管理也造成一定的影响，因此，为了让企业决策层了解到当前企业的库存成本，掌握当前企业的经营信息，我们避免采用负库存设置选项。
（5）价格跟踪方式：以参考价
当前的手机行业，竞争非常激烈，价格竞争是保证企业在竞争中取得优势的一个有力的手段，为更紧密地收集市场信息，加快企业对市场的反应力度，因此，我们建设价格跟踪统一采用以参考价跟踪这种价格跟踪方式。
采用以参考价跟踪方式，企业只须把收集回来的价格信息依次填写到货品资料中，当日后企业填制采购类或销售类单据时，系统即提供某手机最近的参考进价及参考售价，这样大大地方便企业对价格的调控力度。
（6）凭证字：收、付、转
系统共提供了“记”、“收、付、转”、“现收、现付、银收、银付”、“转”三种凭证字，在设置该选项时，我们建议企业采用“收、付、转”这种凭证字。
（7）账套启用日期：2006-01-01
在账套启用日期的设置上，我们建议是每月的第一天。
2、资料及编码制定规则
（1）地区资料
根据我国地域的划分及涂料企业的特点，为统计企业各地区的销售状况，我们对地区资料实行三级管理，即“片区—省—市”的管理制度，片区包括华北、华南、华东等若干大区，在片面下设省级管理，省级下再设市级管理，这样，既保证了企业当前销售政策的执行，也便于企业管理者对各地区销售的统计。
（2）部门资料及员工资料
手机流通行业的部门包括管理部门（经理办公室）、销售部、财务部、仓管等部门，我们把这些部门依次地录入到“部门资料”中。
“员工资料”可记录员工的姓名、籍贯、学历、所属部门、联系方式等有关资料，录入员工资料，可实行简单的人事管理，同时也便于对管理者对员工信息的了解。员工资料的编码方法如下：
y+员工顺序号
“y”字母代表员工，员工顺序号为员工入职的先后顺序，最早入职的员工，我们可将其编码设为“y0001”，然后依次地进行输入。
手机行业的工资发送方式采用“月度”工资，因此，在输入员工资料时，企业还须把员工的基本工资料随同录入，如某员工为企业的业务员，我们还须选择“业务员”该选项。
（3）客户资料
“客户资料”可记录企业往来客户的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息，录入客户资料，可实行高效的客户管理，同时也便于企业营销工作的开展。
客户资料编码方法如下：
“k”+“客户流水号”
“k”为客户的第一个拼音字母，流水号，即录入某客户的先后顺序号，比如，“苏宁电器福田分店”，我们可将该公司的编码设为“k0001”，这样的编码设定，大大方便了操作员填制业务单据时的检索效率，同时也方便了企业管理者对客户资料的查阅。
（4）供应商资料
“供应商资料”可记录企业供货商的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息。
在实际工作中，制定科学的、可行的供应商编码就非常重要，经过我们科学的分析，供应商资料编码方法如下：
“g” +“供应商流水号”
“g”为供应商的第一个拼音字母，流水号，即录入某供应商的先后顺序号，比如，“广州远扬通讯器材”，我们可将该公司的编码设为“g0001”，这样的编码设定，大大方便了操作员填制业务单据时的检索效率，同时也方便了企业管理者对客户资料的查阅。
（5）仓库资料
在例子中，企业的仓库包括总部仓库、分仓库1、分仓库2、分仓库3四个仓库，在实际应用中，我们只须依次把以上的仓库信息录入即可。
（6）货品类别
作为一个手机品销售企业，其管理的货品非常多，因此，我们有必要地对这些货品分门别类地进行管理，设置货品类别成为了管理货品的有力手段。
在实际工作中，对手机流通企业的货品类别管理，可实行“统筹安排、兼顾应用、分类管理、从大到小”的设定原则，对货品类别实际三级类别管理。“统筹安排、兼顾应用、分类管理、从大到小”，即对货品的类别，统一由销售部门设定，在设定货品类别时，必须先考虑到企业日后的实际应用，然后再按照手机的功能特性及品质特性进行类别的划分，再按照类别的级别依次进行设定。完整的货品类别设定方法如下：
类别+牌子+流水号
在手机流通企业中，手机、零配件、电话等可作为一级类别，某大类下的牌子，可作为二级类别，而该品牌下的一个系列，可设为三级类别。比如，“手机à三星àD608”这个例子，手机即为一级类别，三星作为一个手机品牌，我们可将其设为二级类别，D608作为三星的系列，可作为三级类别而存在。
（7）货品资料
“货品资料”可记录企业库存商品的简称、全称、成本核算方法、价格信息、所属货品类别等有关信息。
①货品编码
为更科学、更高效、更合理对企业库存进行管理，就必须对货品进行数字化、编码化的管理，货品编码管理的方法，一般有两种方法：
A、类别+品牌代码+流水号
B、类别+具有描述意义的n位数字
上述两种货品编码方法，类别下还可进行细分，即类别可以细分为“大类别.小类别.更小类别”这样的编码方法。采用第一种方法，货品编码会变的简短，而且方便输入，但不方便记忆。采用第二种方法，货品编码具有描述意义但是编码太长，输入不方便。
综合考虑到手机流通企业的特性，我们决定采用第一种货品编码管理方法。
制订货品编码前，我们可先对类别、品牌、系列进行编码制订，制定该编码后，我们可将该编码用EXCEL的方式保存或打印出来，这样，将有助于日后企业对货品编码的制订。
考虑到当前企业的应用需要及日后的发展，我们统一把货品编码的长度定义为5位，编码级长采用“1-4”编码制，即第一位数字代表类别代码，紧接着的四位数字为该系列的流水号。
比如，制定货品“三星D608”的编码时，我们首先分析，该货品属于“手机类”，用“S”来表示，接下来是四位的流水号，所以，手机三星D608可以用编码“S-0001”来表示
②成本核算方法
根据国家税法的要求及手机商品存贮和快速流通的特点，成本核算方法，我们采用“个别指定法”这种存货计价方法，采用该计价方法，操作方法比较简便，同时，能够真实、准确、直观地反应货品的成本。
③其他设置
为加快制单人员录入单据的速度，企业还可设置“货品条码”及“助记码”。
（8）货品价格信息
在设置“账套选项”时，我们设置了“按参考价”这种价格跟踪方式。参考价包括参考进价及参考售价两个价格，我们可将以上的参考价于“设置货品价格”依次进行输入。
（9）会计科目
设置“会计科目”时，企业可参照原来企业的手工账，把原来手工账时用到的会计科目，逐一录入到系统中。
（9）存货类型
存货类型设置的好坏，关系到整个进销存系统与账务系统的链接，因此，存货类型必须设置正确。为了简化日常的工作，结合手机行业使用的特点，“存货类型”均使用系统默认的存货类型，即“库存商品”、“主营业务收入”、“主营业务成本”下不设明细会计科目，这样，当企业新增货品时，该货品对应的“存货类型”统一选择“库存商品核算”。
（10）收付款账户
经我们研究，作为流通型企业，每天的业务往来非常多，比如现金的收支、账户资金的划转，为了方便统计企业资金的收付，了解每笔资金的来龙去脉，因此，我们必须定义“收付款账户”。
收付款账户的设置工作，可于设置会计科目后进行。比如，我们在“银行存款”下设立了“招商银行”及“工商银行”两个会计科目，因此，为了区分企业银行账户，我们可于“收付款账户”下设“招商银行”及“工商银行”两个银行存款账户。
（11）收支类别
除采购、销售业务外，企业在经营过程中，还会产生一些经营费用，如何控制、如何管理企业日常的开支，成为企业开源节流的关键。
为了更科学地对企业的收入费用进行管理，通过设置“收支类别”即可实现，在以往，企业的日常开支、营业外收入均由会计人员录入，这样，一方面，会计的工作量非常繁多，另一方面，重复性工作影响了企业运营的效率。
收支类别的设置，可于设置会计科目后进行。比如，我们在“管理费用”下设立了“办公费”及“业务招待费”等会计科目，为有效地对企业的收入、支出项目进行管理，我们可于“收支类别”下设置类似于“管理费用—办公费”、“管理费用—业务招待费”等类别。
3、权限控制
企业管理系统不是一个人就可以独立操作的，它需要企业内部各个职能部门共同协调运用和执行，因此，我们必须对各部门的操作人员使用系统的权限进行设置。
在权限设定前，企业必须统计操作本系统的使用部门及各部门的操作人员名单，比如，本例子中，使用本系统的部门及人员如下：
销售部：汤思敏、许月华
仓管：刘健华
财务：宋鸿玲、谭广德
了解使用部门及使用人员后，我们权限设定时，可以使用如下的授权策略：
操作员—>组—>授权
比如，汤思敏与许月华为销售部员工，在企业的应用中，根据该员工的工作性质，他们只能填制销售类单据及查看销售类报表，因此，在“操作员定义及权限”时，企业可把销售部看成是一个“销售组”，然后再对该“销售组”进行统一的授权（即授予该“组”具有相应的销售权限，可授予该部门具体查看、浏览、新增、修改、删除、执行、打印、打印定制的权限），通过权限的分配后，汤思敏与许月华就自动继承了“销售组”的所有权限。通过这样的授权方法，就可以大大地减少授权工作量，也简化了授权的操作。
4、部门业务流程
（1）采购部门
采购部门主要处理企业采购货品时所填制的采购类单据。
当企业与供应商签订相应的采购订货单时，汤思敏必须按要求填制采购订单，在填制采购订单时，必须注明该订单的收货日期，同时，必须把采购业务员名称记录在案，如果企业中止该订单的执行，汤思敏必须及时“中止”该订单的执行。
如企业收到对方订购的商品，汤思敏必须办理货品的入库手续，办理入库手续的类型有估价入库、采购收货及现款采购三种。如果企业用现款方式进行支付，则填制现款采购，如企业通过往来核算的方式，则填制采购收货单，如果在收货时，企业尚未收到对方的发票，则填制估价入库单。
当企业需要支付对方供就商货款时，汤思敏可根据采购收货单来办理采购付款。
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